Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

RootTwoLabs UG (haftungsbeschränkt)
Auestieg 21
22926 Ahrensburg, Deutschland
Geschäftsführung: Evgeny Nekhamkin, Maxim Klenski
E-Mail: hallo@rootsonprint.com

2. Übersicht der Verarbeitungen

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich, um personalisierte Stammbaum-Poster zu erstellen, zu drucken und zu versenden. Ohne Ihre Einwilligung verwendet unsere Website keine Tracking- oder Marketing-Cookies und keine Drittanbieter-Analysedienste; zur Reichweitenmessung werten wir eigene, serverseitige Zugriffe ohne Cookies aus (Abschnitt 4.6). Nur wenn Sie im Hinweis „Werbemessung“ zustimmen, binden wir Google Ads zur Messung des Erfolgs unserer Anzeigen ein (Abschnitt 4.11). Schriften und Symbole liefern wir von unseren eigenen Servern aus. Unseren Newsletter erhalten Sie nur, wenn Sie ihn ausdrücklich bestellen und bestätigen (Abschnitt 4.10).

3. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Newsletter (Abschnitt 4.10) und Google-Ads-Conversion-Messung (Abschnitt 4.11, zusammen mit § 25 Abs. 1 TDDDG).
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Verarbeitung Ihrer Bestell-, Stammbaum- und Lieferdaten zur Erstellung und Lieferung Ihres Posters sowie Bereitstellung des Teilen-Links auf Ihren Wunsch.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung): Aufbewahrung von Bestell-Metadaten nach § 147 AO und Nachweis Ihrer Bestätigung der AGB und des Hinweises zum Widerrufsrecht (§ 312f BGB).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): pseudonymisierte IP-Adressen zur Missbrauchsabwehr und Begrenzung der Anfragen, technische Fehlerprotokolle und Serversicherheit.

4. Welche Daten wir verarbeiten

4.1 Bestellvorgang

• Name, Lieferadresse, E-Mail-Adresse und optional Telefonnummer — für Bestell- und Versandbestätigung, Rückfragen und die Zustellung durch unseren Druckpartner
• Ihre Designauswahl (Vorlage, Format, Rahmen, Generationen), ein von Ihnen eingegebener Poster-Titel oder -Untertitel sowie Ihre Namenskorrekturen (von Ihnen geänderte Vor- und Nachnamen abgebildeter Personen, die nur für den Druck des Posters gelten)
• Zeitpunkt und Textfassung Ihrer Bestätigung der AGB und des Hinweises zum Widerrufsrecht (Nachweis nach § 312f BGB)
• IP-Adresse: kurzzeitig im Arbeitsspeicher zur Begrenzung der Anfragen (Ratenbegrenzung, wenige Minuten), dauerhaft nur als gesalzener Hash (HMAC-SHA-256, nie im Klartext) zur Missbrauchsprävention; der Hash wird zusammen mit den Inhalten des Uploads bzw. Assistenten-Baums gelöscht
• Zahlungsdaten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet; wir haben keinen Zugriff auf Ihre Karten- oder Kontodaten

4.2 GEDCOM-Datei und Stammbaum-Assistent

Ihre hochgeladene GEDCOM-Datei bzw. Ihre Eingaben im Stammbaum-Assistenten werden ausschließlich zur Erstellung Ihres Posters verwendet:

• Uploads und Assistenten-Bäume werden 24 Stunden nach Erstellung automatisch gelöscht(bei bezahlter, noch nicht gedruckter Bestellung bis zum Druck); der dann leere Datensatz wird nach 30 Tagen entfernt
• Erzeugte Druckdateien (PDF) werden 48 Stunden nach Zahlung gelöscht, bei abgebrochenem Bestellvorgang nach 72 Stunden; schlägt der Druckauftrag fehl, bis zu 14 Tage, damit wir nachdrucken können
• Personennamen, Daten und Orte werden nicht in Anwendungsprotokolle geschrieben
• Ihre Stammbaumdaten werden niemals für maschinelles Lernen, KI-Training oder Werbung verwendet und nicht verkauft
• Eine Weitergabe erfolgt nur an unseren Druckpartner, soweit die Angaben auf dem Poster stehen (siehe 7.2)

4.3 Fotos

Enthält Ihre GEDCOM-Datei Fotos oder Verweise auf Fotos (z. B. Links zu Ancestry oder MyHeritage), ruft unser Server diese Bilddateien von der verlinkten Adresse ab, verkleinert sie auf Postergröße und speichert sie zusammen mit dem Upload (Löschung wie unter 4.2). Die Fotos erscheinen nur auf dem Poster, wenn Sie die Option „Fotos anzeigen“ wählen. Für Fotos gelten Urheber- und Persönlichkeitsrechte der abgebildeten Personen; mit dem Upload bestätigen Sie, dass Sie zu deren Verwendung berechtigt sind.

4.4 Daten Dritter in Stammbaum-Dateien

GEDCOM-Dateien und Eingaben im Assistenten enthalten naturgemäß personenbezogene Daten dritter Personen — Ihrer Familienmitglieder, darunter auch lebender Personen. Aus der GEDCOM-Datei verarbeiten wir ausschließlich Namen, Geschlecht, Geburts-, Sterbe- und Heiratsdaten mit Orten sowie verlinkte Fotos; Angaben zu Religion, Beruf, Notizen und sonstige Ereignisse werden nicht ausgelesen.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) lesen wir damit nicht gezielt aus. Verlinkte Fotos können jedoch Rückschlüsse auf solche Merkmale zulassen. Wir werten Fotos nicht aus, sondern verkleinern sie nur für den Druck (Datenminimierung); ob Sie diese Fotos verwenden dürfen, verantworten Sie als hochladende Person (siehe 4.3).

Mit dem Upload bzw. der Eingabe bestätigen Sie, dass Sie zur Verwendung dieser Daten berechtigt sind. Wir verarbeiten die Daten Ihrer Familienmitglieder als eigenständig Verantwortlicher ausschließlich zur Erstellung des von Ihnen bestellten Posters. Rechtsgrundlage ist unser und Ihr berechtigtes Interesse an der Erstellung des bestellten Posters (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Ihre eigenen Daten verarbeiten wir zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eine anderweitige Nutzung findet nicht statt. Die Daten werden automatisch gelöscht (siehe Abschnitt 5).

Da wir die betroffenen Familienmitglieder nicht selbst kontaktieren, weisen wir auf die Informationspflicht nach Art. 14 DSGVO hin. Diese kann nach Art. 14 Abs. 5 DSGVO entfallen, soweit die Betroffenen bereits informiert sind oder die Information einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde. Wir empfehlen Ihnen, lebende Familienmitglieder über die Verwendung ihrer Daten für Ihr Poster zu informieren.

4.5 Teilen-Link für Familienmitglieder

Auf Ihren Wunsch erstellen wir nach der Bestellung einen Teilen-Link (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Dazu speichern wir einen Auszug Ihres Stammbaums (Vor- und Nachnamen, Geschlecht sowie Geburts- und Sterbedaten der abgebildeten Personen — keine Fotos, Orte oder Notizen), den Familiennamen für die Überschrift, ein Vorschaubild und einen Aufruf- und Bestellzähler. Wer den Link kennt, kann die Vorschau ansehen und ein eigenes Exemplar bestellen; Empfänger geben dabei ihre eigenen Lieferdaten ein. Der Link ist 90 Tage gültig und kann von Ihnen jederzeit deaktiviert werden — auf Anfrage einer abgebildeten Person auch durch uns; mit der Deaktivierung wird der Stammbaum-Auszug sofort gelöscht.

4.6 Fehler- und Sicherheitsprotokolle

Schlägt die Erstellung einer Vorschau fehl, speichern wir Vorlage, Fehlermeldung und den IP-Hash für 90 Tage, um den Fehler zu beheben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Server-Zugriffsprotokolle enthalten gekürzte IP-Adressen und werden nach 7 Tagen gelöscht.

Reichweitenmessung: Um zu erkennen, an welcher Stelle des Bestellvorgangs Besucher abbrechen und über welche Wege sie zu uns finden, zählen wir serverseitig einzelne Schritte (etwa „Datei hochgeladen“, „Vorschau erzeugt“, „Bestellung bezahlt“) zusammen mit Vorlage, Format und Preis. Dabei setzen wir keine Cookies und binden keine Drittanbieter ein. Anstelle einer Kennung speichern wir einen tagesweise gesalzenen Hashwert aus IP-Adresse und Browserkennung, der sich am Folgetag nicht mehr zuordnen lässt und keinen Rückschluss auf Ihre Person erlaubt. Die Herkunft Ihres Besuchs (zum Beispiel „Newsletter“ oder der verweisende Dienst) halten wir als kurzes Kennwort im sessionStorage Ihres Browsers fest und speichern es mit Ihrer Bestellung. Diese Daten werden nach 90 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4.7 Nachweis Ihrer Bestätigung

Zum Nachweis, dass Sie die AGB und den Hinweis zum Widerrufsrecht vor der Bestellung bestätigt haben, speichern wir Zeitpunkt und Textfassung dieser Bestätigung zusammen mit den Bestell-Metadaten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 312f BGB).

4.8 Kontaktformular und E-Mail-Anfragen

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Nachrichtentext und ggf. die angegebene Bestellnummer, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Bezug zu einer Bestellung, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das Formular leitet die Nachricht lediglich als E-Mail an unser Support-Postfach weiter; eine Speicherung in unserer Datenbank findet nicht statt. Die E-Mail- Korrespondenz löschen wir, sobald Ihr Anliegen erledigt ist, spätestens nach 12 Monaten — sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Der Versand erfolgt über unser E-Mail-Postfach bei Hetzner (siehe 7.3).

4.9 Geschenkgutscheine

Wenn Sie einen Geschenkgutschein kaufen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, den Gutscheinwert und – falls angegeben – den Namen des Beschenkten und Ihren Grußtext, um den Gutschein zu erstellen und Ihnen den Code samt Karte zum Ausdrucken per E-Mail zu senden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir speichern diese Angaben nicht in unserer Datenbank: Sie werden als Angaben zur Zahlung bei Stripe (siehe 7.1) gespeichert und dort mit dem Zahlungsdatensatz nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre) aufbewahrt. Der Gutscheincode selbst wird bei Stripe bis zum Ablauf seiner Gültigkeit vorgehalten. Name und Grußtext sind freiwillig; geben Sie dort nur an, was auf der Karte stehen soll. Die E-Mail wird über unseren E-Mail-Dienst versendet (siehe 7.3 und 7.4).

4.10 Newsletter

Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und die gewählte Sprache, um Ihnen Erinnerungen vor Bestellschlüssen (etwa zu Weihnachten), neue Designs und Aktionen zu schicken, höchstens zweimal im Monat. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG). Wir nutzen das Double-Opt-In-Verfahren: Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, erst danach schreiben wir Ihnen. Zum Nachweis Ihrer Einwilligung speichern wir die Zeitpunkte von Anmeldung und Bestätigung, die Fassung des Einwilligungstexts, die Stelle der Anmeldung auf unserer Seite und jeweils einen Hash Ihrer IP-Adresse (keine IP-Adresse im Klartext).

Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder formlos an hallo@rootsonprint.com. Mit der Abmeldung löschen wir Ihre E-Mail-Adresse sofort; zum Nachweis der früheren Einwilligung behalten wir nur einen verschlüsselten Hashwert der Adresse und die Zeitpunkte für drei Jahre (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO). Nicht bestätigte Anmeldungen löschen wir nach 7 Tagen. Der Versand erfolgt über unser E-Mail-Postfach bei Hetzner (siehe 7.3); wir messen keine Öffnungen oder Klicks.

4.11 Google Ads (Conversion-Messung, nur mit Einwilligung)

Wir schalten Anzeigen bei Google Ads. Um zu erkennen, welche Anzeigen zu Bestellungen führen, nutzen wir das Conversion-Tracking der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Das geschieht nur, wenn Sie im Hinweis „Werbemessung“ zustimmen; vorher wird kein Google-Skript geladen und keine Verbindung zu Google aufgebaut.

Nach Ihrer Zustimmung lädt Ihr Browser das Google-Tag (gtag.js) von Google-Servern. Google erhält dabei Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät, die aufgerufene Seite und, wenn Sie über eine Anzeige kamen, deren Klick-Kennung. Google setzt Cookies (etwa _gcl_au, _gcl_aw, Laufzeit bis zu 90 Tage), um einen Kauf einem Anzeigenklick zuzuordnen. Bezahlen Sie eine Bestellung, melden wir Google den Bestellwert, die Währung und die Bestellnummer, damit Google den Kauf einmal zählt; Namen, Adressen, E-Mail-Adressen und Stammbaumdaten erhält Google nicht. Personalisierte Werbung (Remarketing) und Google Analytics nutzen wir nicht. Wir sehen nur zusammengefasste Zahlen (etwa „5 Käufe über Anzeige X“).

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Google verarbeitet die Daten auch auf Servern der Google LLC in den USA; die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem Google LLC zertifiziert ist. Google ist für die eigene Verarbeitung selbst verantwortlich (Google Ads Controller-Controller Data Protection Terms; Datenschutzerklärung von Google: policies.google.com/privacy). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: über „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß, Auswahl „Nur notwendige“. Wir löschen dann die Google-Cookies in Ihrem Browser. Ihre Wahl speichern wir 12 Monate (siehe 8).

5. Speicherdauer

• GEDCOM-Uploads und Assistenten-Bäume: Inhalte 24 Stunden nach Erstellung gelöscht (bei bezahlter, noch nicht gedruckter Bestellung bis zum Druck); der leere Datensatz wird nach 30 Tagen entfernt. IP-Adressen werden nur als Hash gespeichert und mit den Inhalten gelöscht.
• Druckdateien (PDF): 48 Stunden nach Zahlung; bei abgebrochenem Bestellvorgang 72 Stunden. Bei einem fehlgeschlagenen Druckauftrag bis zu 14 Tage, damit wir nachdrucken können.
• Lieferadresse und Telefonnummer: bis zur Übergabe an den Druckpartner (bei fehlgeschlagenem Druckauftrag bis zu 14 Tage nach Zahlung). E-Mail-Adresse: bis zur Zustellung des Posters, längstens 60 Tage.
• Poster-Titel, -Untertitel und Namenskorrekturen: bis zum Abschluss der Bestellung.
• Teilen-Links: 90 Tage oder bis zur Deaktivierung durch den Besteller (auf Anfrage einer abgebildeten Person auch durch uns); die Deaktivierung löscht den Stammbaum-Auszug sofort.
• Bestell-Metadaten (Bestellnummer, Vorlage, Format, Preis, Zahlungsreferenz, Bestätigung der AGB): 10 Jahre gemäß § 147 AO, danach automatisch gelöscht. Rechnungen erstellt und verwahrt Stripe. Nie bezahlte, abgebrochene Bestellungen löschen wir 90 Tage nach dem Anlegen vollständig.
• Newsletter: bis zur Abmeldung; nicht bestätigte Anmeldungen 7 Tage. Nach der Abmeldung nur noch Hashwert und Zeitpunkte als Nachweis, 3 Jahre.
• Technische Fehlerprotokolle: 90 Tage. Server-Zugriffsprotokolle: 7 Tage, IP-Adressen gekürzt.
• Sicherungskopien der Datenbank: verschlüsselt, ohne Stammbaum-Inhalte und Teilen-Link-Auszüge, maximal 14 Tage.
• Server-Abbilder: Zusätzlich erstellt unser Hoster Hetzner (siehe 6.) täglich ein Abbild des gesamten Servers zur Wiederherstellung nach einem Ausfall. Es enthält alles, was zu diesem Zeitpunkt gespeichert ist, also auch noch nicht gelöschte Uploads, wird 7 Tage aufbewahrt und danach automatisch überschrieben. Die oben genannten Löschfristen verlängern sich dadurch um höchstens 7 Tage.

6. Hosting

Unsere Server werden von der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen) betrieben und befinden sich ausschließlich in Nürnberg, Deutschland. Im Rahmen des Hostings findet keine Übermittlung in Drittländer statt. Hetzner verarbeitet Daten im Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Hetzner Datenschutzrichtlinie

7. Empfänger und Dienstleister

7.1 Stripe (Zahlungsabwicklung und Rechnung)

Für die Zahlung werden Sie an Stripe Payments Europe, Ltd. (1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland) weitergeleitet; auf den Seiten von Stripe gelten die Cookies und die Datenschutzhinweise von Stripe. Stripe erhält Name, E-Mail-Adresse, Lieferland, Betrag und Bestellnummer und verarbeitet Ihre Karten- oder Kontodaten selbst; wir haben darauf keinen Zugriff (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die Betrugsprävention und die Einhaltung eigener gesetzlicher Pflichten ist Stripe eigenständig Verantwortlicher. Daten können an Stripe, Inc. (USA) übermittelt werden; Grundlage sind das EU-US Data Privacy Framework, dem Stripe angeschlossen ist, sowie EU-Standardvertragsklauseln. Ihre Rechnung wird von Stripe erstellt und dort gemäß den handels- und steuerrechtlichen Fristen aufbewahrt.

Stripe Datenschutzrichtlinie

7.2 Gelato AS (Druck und Versand)

Für Druck und Versand nutzen wir Gelato AS (Sentralen, Postboks 600 Sentrum, 0106 Oslo, Norwegen) als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Übermittelt werden Name, Lieferadresse, E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer (für Versandbenachrichtigungen des Zustellers) sowie die Druckdatei mit den auf dem Poster sichtbaren Angaben. Gelato produziert in der Regel in der Ihrer Lieferadresse nächstgelegenen Druckerei; je nach Lieferland kann die Produktion in einem Drittland erfolgen. Die Übermittlung an Druckereien außerhalb des EWR ist durch EU-Standardvertragsklauseln abgesichert.

Die Druckdatei wird von Gelato einmalig abgerufen und in unserem Gelato-Konto gespeichert, damit wir bei einem Transportschaden oder Druckfehler einen kostenlosen Ersatzdruck veranlassen können, ohne die Datei selbst länger als 48 Stunden aufzubewahren (siehe 5). Wir löschen die Datei im Gelato-Konto spätestens 30 Tage nach Zustellung; Gelatos Druckpartner löschen ihre Kopie vertraglich innerhalb von 14 Tagen nach dem Druck.

Gelato Datenschutzrichtlinie

7.3 E-Mail-Versand (Hetzner Online GmbH)

Bestell- und Versandbestätigungen, Gutschein-E-Mails, die Bestätigungs-E-Mail zum Newsletter und den Newsletter selbst versenden wir über unser E-Mail-Postfach bei der Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen, Deutschland) als Auftragsverarbeiter. Übermittelt werden Ihre E-Mail-Adresse und der Nachrichteninhalt (zum Beispiel Bestellnummer, Format, Betrag, ggf. Sendungsverfolgungslink, keine Stammbaumdaten). Die Verarbeitung findet ausschließlich in Deutschland statt.

7.4 Hetzner Online GmbH (E-Mail-Hosting)

Unser Support-Postfach hallo@rootsonprint.com wird bei der Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen, Deutschland) gehostet. Schreiben Sie uns, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt Ihrer Nachricht zur Bearbeitung Ihres Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Die Verarbeitung findet in Deutschland auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags statt; Support-Mails löschen wir, sobald das Anliegen erledigt ist, spätestens nach 12 Monaten.

8. Cookies und Speicher im Browser

Ohne Ihre Einwilligung verwenden wir keine Marketing- oder Tracking-Cookies und keine Drittanbieter-Analysedienste; unsere serverseitige Reichweitenmessung (Abschnitt 4.6) kommt ohne Cookies aus. Wir setzen dann nur technisch notwendige Speichermechanismen ein: einen Cookie pyr_locale für Ihre Sprachwahl (Laufzeit 30 Tage) sowie den sessionStorage Ihres Browsers, in dem Ihre Bestelldaten während des Bestellvorgangs gehalten und beim Schließen des Tabs gelöscht werden, sowie einen Eintrag rop_consent im localStorage, in dem wir Ihre Wahl zur Werbemessung 12 Monate speichern. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Erst wenn Sie der Werbemessung zustimmen, setzt Google Ads zusätzlich Cookies (Abschnitt 4.11). Bei der Zahlung werden Sie zu Stripe weitergeleitet; dort gelten die Cookies von Stripe.

9. Ihre Rechte

Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) — Kopie Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO), sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Zur Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie an hallo@rootsonprint.com. Nennen Sie bitte Ihre Bestellnummer oder den Teilen-Link, damit wir Ihre Anfrage zuordnen können. Auch Familienmitglieder, die auf einem Poster oder in einem Teilen-Link erscheinen, können sich an diese Adresse wenden; wir sperren den betreffenden Teilen-Link auf Wunsch.

10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)
Holstenstraße 98, 24103 Kiel
https://www.datenschutzzentrum.de

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Leistungen oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Die aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite.

Privacy Policy (English Version)

This is a courtesy translation. The German version above is legally binding.

1. Data Controller

RootTwoLabs UG (haftungsbeschränkt)
Auestieg 21, 22926 Ahrensburg, Germany
Managing Directors: Evgeny Nekhamkin, Maxim Klenski
Email: hallo@rootsonprint.com

2. Overview

We process your data solely to create, print and ship personalised family tree posters. Without your consent our website uses no tracking or marketing cookies and no third-party analytics; reach is measured from our own server-side requests, without cookies (section 4.6). Only if you agree in the “Ad measurement” notice do we use Google Ads to measure the success of our ads (section 4.11). Fonts and icons are served from our own servers. You only receive our newsletter if you explicitly sign up and confirm (section 4.10).

3. Legal Basis

• Art. 6(1)(a) GDPR — consent: newsletter (section 4.10) and Google Ads conversion measurement (section 4.11, together with § 25(1) TDDDG).
• Art. 6(1)(b) GDPR — contract performance: processing your order, tree and delivery data to create and ship your poster, and providing the share link at your request.
• Art. 6(1)(c) GDPR — legal obligation: retaining order metadata under German tax law (§ 147 AO) and proof of your confirmation of the Terms and the withdrawal notice (§ 312f BGB).
• Art. 6(1)(f) GDPR — legitimate interest: pseudonymised IP addresses for abuse prevention and rate limiting, technical error logs and server security.

4. What Data We Process

4.1 Orders: name, delivery address, email address and optional phone number (order and shipping confirmation, queries, delivery by our print partner); your design choices (template, size, frame, generations), any poster title or subtitle you enter and your name corrections (first and last names of people shown that you changed, used only for printing the poster); the time and text version of your confirmation of the Terms and the withdrawal notice (proof under § 312f BGB); your IP address briefly in memory for rate limiting (a few minutes) and persistently only as a salted HMAC-SHA-256 hash (never in plain text) for abuse prevention, deleted together with the upload or wizard-tree contents; payment data is processed exclusively by Stripe.

4.2 GEDCOM files and tree wizard: used solely to create your poster. Uploads and wizard trees are deleted 24 hours after creation (for a paid, not yet printed order: until printed); the then empty record is removed after 30 days. Print files (PDF) are deleted 48 hours after payment, or 72 hours after an abandoned checkout; if the print job fails, up to 14 days so we can reprint. Names, dates and places are not written to application logs and never used for machine learning, AI training or advertising, and never sold. They are passed on only to our print partner as far as they appear on the poster.

4.3 Photos: if your GEDCOM file contains photos or links to photos (e.g. on Ancestry or MyHeritage), our server fetches those image files from the linked address, scales them down to poster size and stores them with the upload (deleted as in 4.2). Photos appear on the poster only if you enable "Show photos". Photos are subject to copyright and personality rights of the people shown; by uploading you confirm that you are entitled to use them.

4.4 Third-party data in family tree files: GEDCOM files and wizard entries inevitably contain personal data of third parties — your family members, including living persons. From the GEDCOM file we process only names, gender, birth, death and marriage dates with places, and linked photos; religion, occupation, notes and other events are not read. We therefore do not deliberately extract special categories of data (Art. 9 GDPR). Linked photos may nevertheless reveal such characteristics; we do not analyse photos but only scale them down for printing (data minimisation), and you as the uploader are responsible for being entitled to use them (see 4.3). By uploading or entering data you confirm that you are entitled to use it. We process your family members' data as an independent controller solely to create the poster you ordered, on the basis of our and your legitimate interest in producing it (Art. 6(1)(f) GDPR); your own data is processed to perform the contract (Art. 6(1)(b) GDPR). It is never used for any other purpose and deleted automatically (see section 5). As we do not contact your family members ourselves, we point to the information obligation under Art. 14 GDPR, which may not apply under Art. 14(5); we recommend that you inform living family members.

4.5 Share link: at your request we create a share link after your order (Art. 6(1)(b) GDPR). For this we store an excerpt of your tree (first and last names, gender, birth and death dates of the people shown — no photos, places or notes), the family name for the heading, a preview image and a view/order counter. Anyone with the link can view the preview and order their own copy, entering their own delivery details. The link is valid for 90 days and can be deactivated by you at any time — or by us at the request of a person shown; deactivation deletes the tree excerpt immediately.

4.6 Error and security logs: if a preview fails to render we store the template, error message and IP hash for 90 days to fix the problem (Art. 6(1)(f) GDPR). Server access logs contain truncated IP addresses and are deleted after 7 days.

Reach measurement: to see where visitors drop out of the ordering process and how they find us, we count individual steps server-side (such as file uploaded, preview rendered, order paid) together with template, format and price. No cookies are set and no third party is involved. Instead of an identifier we store a daily-salted hash of IP address and browser signature, which cannot be matched the next day and does not identify you. The origin of your visit (for example a newsletter or the referring site) is kept as a short label in your browser's sessionStorage and stored with your order. This data is deleted after 90 days. Legal basis is our legitimate interest in improving our service (Art. 6(1)(f) GDPR).

4.7 Proof of your confirmation: to prove that you confirmed the Terms and the withdrawal notice before ordering, we store the time and text version of that confirmation together with the order metadata (Art. 6(1)(c) GDPR, § 312f BGB).

4.8 Contact form and e-mail enquiries: when you write to us via the contact form or by e-mail, we process your name, e-mail address, message text and, if given, the order number to answer your enquiry (Art. 6(1)(b) GDPR when related to an order, otherwise Art. 6(1)(f) GDPR). The form only forwards the message as an e-mail to our support inbox; nothing is stored in our database. We delete the correspondence once your request is settled, at the latest after 12 months, unless statutory retention duties apply. Delivery runs through our mailbox at Hetzner (see 7.3).

4.9 Gift vouchers: when you buy a gift voucher, we process your e-mail address, the voucher value and – if given – the recipient's name and your personal message to create the voucher and e-mail you the code with a printable card (Art. 6(1)(b) GDPR). We do not store these details in our database: they are kept with the payment at Stripe (see 7.1) and retained there with the payment record for the statutory retention periods (up to 10 years). The voucher code itself is held at Stripe until it expires. Name and message are optional; enter only what should appear on the card. The e-mail is sent through our e-mail service (see 7.3 and 7.4).

4.10 Newsletter: if you sign up for our newsletter, we process your e-mail address and chosen language to send you reminders before order deadlines (such as Christmas), new designs and offers, at most twice a month. The legal basis is your consent (Art. 6(1)(a) GDPR, § 7(2) no. 2 UWG). We use double opt-in: after signing up you receive an e-mail with a confirmation link, and only then do we write to you. As proof of your consent we store the times of sign-up and confirmation, the version of the consent wording, the place of the sign-up on our site and a hash of your IP address each time (never the IP address itself). You can withdraw your consent at any time with effect for the future, via the unsubscribe link in every e-mail or by writing to hallo@rootsonprint.com. When you unsubscribe we delete your address immediately; as proof of the former consent we keep only a keyed hash of the address and the timestamps for three years (Art. 6(1)(c) and (f) GDPR). Unconfirmed sign-ups are deleted after 7 days. Delivery runs through our mailbox at Hetzner (see 7.3); we do not track opens or clicks.

4.11 Google Ads (conversion measurement, only with consent): we run ads on Google Ads. To see which ads lead to orders we use the conversion tracking of Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland (“Google”) — only if you agree in the “Ad measurement” notice; before that no Google script is loaded and no connection to Google is made. Once you agree, your browser loads the Google tag (gtag.js) from Google's servers. Google receives your IP address, browser and device information, the page visited and, if you came via an ad, its click identifier, and sets cookies (such as _gcl_au, _gcl_aw, up to 90 days) to attribute a purchase to an ad click. When you pay for an order we report the order value, currency and order number so Google counts the purchase once; Google receives no names, addresses, e-mail addresses or family tree data. We do not use personalised ads (remarketing) or Google Analytics, and we only see aggregated figures. Legal basis is your consent (§ 25(1) TDDDG, Art. 6(1)(a) GDPR). Google also processes data on servers of Google LLC in the USA, based on the adequacy decision for the EU-US Data Privacy Framework, under which Google LLC is certified. Google is a separate controller for its own processing (Google Ads Controller-Controller Data Protection Terms; Google's privacy policy: policies.google.com/privacy). You can withdraw your consent at any time with effect for the future via “Cookie settings” in the footer, choosing “Only necessary”; we then delete the Google cookies in your browser. Your choice is stored for 12 months (see 8).

5. Data Retention

• GEDCOM uploads and wizard trees: contents deleted 24 hours after creation (paid, not yet printed orders: until printed); the empty record is removed after 30 days. IP addresses are stored only as a hash and deleted with the contents
• Print files (PDF): 48 hours after payment; 72 hours after an abandoned checkout; up to 14 days if the print job fails, so we can reprint
• Delivery address and phone number: until hand-over to the print partner (up to 14 days after payment if the print job fails). Email address: until the poster is delivered, at most 60 days
• Poster title, subtitle and name corrections: until the order is completed
• Share links: 90 days or until deactivated by the buyer (or by us at the request of a person shown); deactivation deletes the tree excerpt immediately
• Order metadata (order number, template, size, price, payment reference, confirmation of the Terms): 10 years under § 147 AO, then deleted automatically; invoices are issued and retained by Stripe. Abandoned orders that were never paid are deleted completely 90 days after they were created
• Newsletter: until you unsubscribe; unconfirmed sign-ups 7 days. After unsubscribing only a hash and timestamps as proof, 3 years
• Technical error logs: 90 days. Server access logs: 7 days, IP addresses truncated
• Database backups: encrypted, without tree contents or share-link excerpts, at most 14 days
• Server images: in addition, our host Hetzner (see 6.) takes a daily image of the entire server for disaster recovery. It contains everything stored at that moment, including uploads not yet deleted, is kept for 7 days and then overwritten automatically. The deletion periods above therefore extend by at most 7 days

6. Hosting

Our servers are operated by Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Germany) and are located exclusively in Nuremberg, Germany. No third-country transfer occurs for hosting. Hetzner processes data under a data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR.

7. Recipients and Service Providers

7.1 Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Ireland) — you are redirected to Stripe for payment; Stripe's cookies and privacy notice apply on Stripe's pages. Stripe receives your name, email address, delivery country, amount and order number and processes your card or account data itself; we have no access to it (Art. 6(1)(b) GDPR). For fraud prevention and its own legal obligations Stripe acts as an independent controller. Data may be transferred to Stripe, Inc. (USA) on the basis of the EU-US Data Privacy Framework, to which Stripe is certified, and EU Standard Contractual Clauses. Your invoice is issued by Stripe and retained there under commercial and tax law retention periods. Privacy Policy

7.2 Gelato AS (Oslo, Norway) — print production and shipping as our processor (Art. 28 GDPR). We transmit your name, delivery address, email address and, if given, phone number (for carrier notifications) as well as the print file containing the information visible on the poster. Gelato usually prints at the facility nearest to your address; depending on the destination, production may take place in a third country. Transfers to print facilities outside the EEA are secured by EU Standard Contractual Clauses. Privacy Policy Gelato fetches the print file once and keeps it in our Gelato account so that we can order a free replacement after transport damage or a print defect without storing the file ourselves for longer than 48 hours (see 5). We delete the file in the Gelato account no later than 30 days after delivery; Gelato's print partners are contractually bound to delete their copy within 14 days of printing.

7.3 E-mail delivery (Hetzner Online GmbH) (Gunzenhausen, Germany) — order and shipping confirmations, voucher e-mails, the newsletter confirmation e-mail and the newsletter itself are sent through our mailbox at Hetzner, as our processor. We transmit your e-mail address and the message content (e.g. order number, size, amount, tracking link where available — no family tree data). Processing takes place in Germany only.

7.4 Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen, Germany) — hosts our support mailbox hallo@rootsonprint.com. When you write to us we process your email address and the content of your message to handle your request (Art. 6(1)(b) or (f) GDPR), in Germany under a data processing agreement; support emails are deleted once the matter is closed, at the latest after 12 months.

8. Cookies and Browser Storage

Without your consent we use no marketing or tracking cookies and no third-party analytics; our server-side reach measurement (section 4.6) works without cookies. We then rely only on strictly necessary storage: a cookie pyr_locale for your language choice (30 days) and your browser's sessionStorage, which holds your order data during checkout and is cleared when you close the tab, and a rop_consent entry in localStorage that keeps your ad-measurement choice for 12 months. Legal basis: § 25(2)(2) TDDDG in conjunction with Art. 6(1)(f) GDPR. Only if you agree to ad measurement does Google Ads set further cookies (section 4.11). For payment you are redirected to Stripe, where Stripe's cookies apply.

9. Your Rights

Under the GDPR you have the right to access your data (Art. 15), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction of processing (Art. 18), data portability (Art. 20) and objection (Art. 21). Contact: hallo@rootsonprint.com. Please quote your order number or share link so we can locate your data. Family members who appear on a poster or in a share link may also contact this address; we will block the share link on request.

10. Supervisory Authority

You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority. Our competent authority is:
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), Holstenstraße 98, 24103 Kiel
https://www.datenschutzzentrum.de

11. Changes to This Policy

We update this policy when our services or legal requirements change. The current version is always available on this page.